Deelname - Alle Europese architecten kunnen zich inschrijven voor een of twee van de Europan-locaties, al dan niet in een team met beroepsbeoefenaars uit andere disciplines. Alle deelnemers, ongeacht hun discipline, mogen de leeftijd van veertig jaar nog niet hebben bereikt op de uiterste inleverdatum.
Voorwaarde is ook dat deelnemende architecten in het land waarin zij verblijven bevoegd moeten zijn om het beroep van architect uit te oefenen volgens de geldende regels van het land waar zij gevestigd zijn ten tijde van de inschrijving.

In Nederland gevestigde architecten, stedenbouwkundigen, interieur- en landschapsarchitecten dienen te zijn ingeschreven in het register bij de Stichting Bureau Architectenregister (SBA), gevestigd te Den Haag. Meer informatie over de inschrijving bij de SBA.

Met het aanbieden van brede opgaven stimuleert Europan het samenstellen van teams waarin de kennis en kunde van beroepsbeoefenaars uit verschillende ontwerpdisciplines wordt gecombineerd: architectuur, stedenbouw, landschapsarchitectuur, beeldende kunsten, civiele techniek, etc.
Teams mogen vrijelijk worden gevormd, mits de contactpersoon architect is.

De internationale eindmanifestatie Europan 7 in Athene

Inschrijving - Inschrijven voor de prijsvraag Europan kan via de website van Europan Europe. Op deze website is alle informatie over de actuele prijsvraagronde te vinden, zoals onder meer het reglement, het thema, de samenstelling van de jury's en het tijdschema.
Ook is er over elke locatie beknopte informatie te vinden. Na keuze voor een specifieke locatie, kan de contactpersoon zich inschrijven. Na registratie en betaling van het inschrijfgeld ontvangt de deelnemer een password waarmee een uitgebreide versie van het locatiedocument is te bekijken en te downloaden. Dit document bevat teksten met gedetailleerde informatie over de stad, de locatie, de context en de intenties van de beschikbaarstellende instantie, evenals tekeningen en foto's die noodzakelijk zijn voor het maken van een ontwerp.

Tijdschema - Omdat de prijsvraag tweejaarlijks georganiseerd wordt, staat nu al vast hoe het tijdschema er voor de komende jaren uitziet.

• Even jaren (lente t/m winter): voorbereiding prijsvraag (verzamelen locaties, etc)
• Oneven jaren (lente): start prijsvraag en nationale informatiemarkt
• Oneven jaren (herfst): inleveren plannen
• Oneven jaren (winter): jurering
• Even jaren (lente): bekendmaking prijswinnaars, prijsuitreiking, tentoonstelling, nationale en internationale afronding lopende prijsvraagronde.

Informatiemarkt - Aan het begin van de inschrijvingsperiode wordt in Nederland een informatiemarkt georganiseerd. Tijdens deze dag worden alle Nederlandse locaties gepresenteerd door de beschikbaarstellers en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Ook zijn er lezingen en discussies over het thema en worden de overeenkomsten tussen Europan en de beschikbaarstellers van de locaties ondertekend.

Inzending - De door de deelnemer of het team van deelnemers (anoniem) in te zenden bescheiden moeten bestaan uit drie panelen, een boekje met toelichting en een cd-rom. De inzending moet ingeleverd worden bij of verzonden worden naar het secretariaat van het land van de gekozen locatie. Er mag voor maximaal twee locaties ingezonden worden, op voorwaarde dat deze locaties in verschillende landen zijn gesitueerd.

Jury en jurering - In elk land wordt een jury samengesteld. De leden van de jury worden benoemd door de nationale organisatie en goedgekeurd door de internationale organisatie van Europan.
Elke jury bestaat uit negen leden en twee vervangende juryleden die geen enkele binding hebben met de locaties:
- een vertegenwoordiger van de overheid
- twee vertegenwoordigers van opdrachtgevende partijen
- vier architecten
- twee deskundigen
Ten minste drie juryleden moeten uit het buitenland afkomstig zijn.

De jury komt twee keer, op verschillende momenten bijeen. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt bekeken of de plannen overeenkomen met het thema van de prijsvraagronde, en wordt maximaal twintig procent van de inzendingen geselecteerd op basis van de kwaliteit van de ideeën. Tijdens de tweede bijeenkomst wordt gekeken naar het innovatieve karakter van de inzendingen, wordt bekeken of de voorgeselecteerde plannen passen binnen de context van de locaties waarvoor zij zijn ingezonden en worden de prijswinnende plannen aangewezen.

Tussen de eerste en tweede bijeenkomst vindt het internationale Forum van Jury's en Steden plaats. Tijdens dit forum worden de geselecteerde inzendingen van alle landen bijeengebracht en thematisch bediscussieerd met juryleden en locatievertegenwoordigers.

De Europan 7-jury bezoekt de locatie in Rotterdam

Winnaars - Aan de toekenning van de eerste en de tweede prijs is een geldbedrag verbonden; het bedrag wordt per prijsvraagronde vastgesteld. Aan de toekenning van een bijzondere vermelding is geen geldbedrag verbonden.
Europan Nederland organiseert na bekendmaking van de winnaars een feestelijke prijsuitreiking.

Realisaties - De Europese Associatie en de nationale organisaties zetten zich ervoor in dat de gemeenten en/of ontwikkelaars die prijsvraaglocaties beschikbaar stelden, de eersteprijswinnaars een opdracht zullen aanbieden.
De beschikbaarstellers van een locatie in Nederland spreken zich er in een intentieverklaring voor uit dat de eersteprijswinnaars een reële kans wordt geboden een opdracht te verwerven, voor, in eerste instantie, de locatie die beschikbaar werd gesteld voor de prijsvraag. Mocht dat om welke reden dan ook niet lukken binnen een redelijke termijn, dan zal een alternatieve locatie worden gezocht.

Om de samenwerking tussen de winnaars en de locatievertegenwoordigers te stimuleren organiseert Europan Nederland na de bekendmaking van de winnaars een workshop waarin de eersteprijswinnaars hun plannen presenteren voor de locatievertegenwoordigers. Het doel van de workshop is om tot de eerste afspraken over het vervolgtraject te komen.

Publicaties - Na elke prijsvraagronde maakt Europan Nederland een publicatie met daarin de resultaten van de Nederlandse locaties, interviews met de winnaars en essays van betrokkenen.
Daarnaast verzorgt het Europese secretariaat de publicatie van een Europese catalogus waarin alle inzendingen van eerste- en tweedeprijswinnaars thematisch gepresenteerd worden.

Tentoonstellingen - Na bekendmaking van de winnaars organiseert Europan Nederland een tentoonstelling waarin alle inzendingen voor de Nederlandse locaties te zien zijn. De prijswinnaars en de bijzondere vermeldingen krijgen extra aandacht in de tentoonstelling.
Ook op de locaties zelf worden activiteiten georganiseerd. Dit vindt plaats in de vorm van bijvoorbeeld een tentoonstelling, een debat of een discussieavond. Deze activiteiten hebben als doel de resultaten van de prijsvraag ook lokaal bekendheid te geven, zodat er in de betreffende stad een discussie tot stand gebracht wordt.

Internationale eindmanifestatie - De prijsvraagronde wordt internationaal afgesloten met het Forum of Results, waar alle Europese eerste- en tweedeprijswinnaars en alle locatievertegenwoordigers bij elkaar komen voor discussies, lezingen en ontmoetingen.